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Débarrassez-vous de ces télécopieurs métaphoriques… Il est temps de vous adapter !

Il y a quelque temps, lors de l’une de nos séances de rattrapage mensuelles, mon mentor et moi-même étions émerveillés par certaines des tendances technologiques survenues au cours des dernières années. Les tâches qui prenaient généralement quelques heures ou quelques jours avaient été simplifiées et pouvaient maintenant être exécutées en un rien de temps.

Mon entreprise grandissait à un rythme soutenu et le nombre de tâches à accomplir chaque semaine avait considérablement augmenté. «Vos processus souffrent-ils de l’obsolescence du métal résultant d’une utilisation continue?»  M’a demandé mon mentor. Une question pertinente à laquelle je n’avais pas vraiment réfléchi pendant la croissance de mon entreprise. J’ai pensé à tous les processus que j’avais actuellement en place et j’ai réalisé qu’un certain nombre d’entre eux avaient en fait vieilli au fil des ans et étaient sur le point de “casser” de l’obsolescence du métal.

Jeter votre fax dans la poubelle

“Si vous souhaitez que votre entreprise continue à se développer, vous devez vous débarrasser de ce télécopieur”, m’a averti mon mentor.

Lorsque j’ai créé mon entreprise, les télécopieurs étaient le moyen de communication idéal. Quelques années plus tard, les équipes de vente n’envoient plus de fax à leur retour au bureau après une réunion avec un client. Ce processus est désormais beaucoup plus efficace, car un responsable commercial peut envoyer un courrier électronique ou un message client aux informations dont il a besoin tout en restant en réunion avec eux.

Tout a une durée de vie

Un processus métier qui était le bon choix au départ peut ne pas être nécessairement le bon processus six mois plus tard. Il est important de garder à l’esprit que tous les processus et systèmes ont une durée de vie limitée en raison du rythme de changement des contextes dans lesquels ils existent. Les procédés, tout comme les métaux, souffrent de fatigue (obsolescence) pendant des périodes d’utilisation prolongées et deviennent vulnérables à la rupture, car leur force diminue. L’«affaiblissement» du processus est moins une fonction de l’utilisation que la fonction du contexte.

À mesure que les processus vieillissent, ils doivent être adaptés au contexte dans lequel ils résident. De nombreuses petites entreprises ont eu recours à des processus écrits et mis en œuvre il y a des années et le contexte a maintenant changé. Il peut s’agir d’un processus interne, où un rôle n’existe plus ou lorsque la personne qui en a occupé un a quitté l’entreprise, ou d’un processus externe, où les lois ou la technologie ont changé. Il est essentiel que vous adaptiez constamment vos processus internes, sinon vous finirez par condamner votre personnel à suivre des processus qui ne sont plus adaptés. Lors de l’embauche de nouveaux employés, saisissez cette occasion pour vérifier les processus qu’ils apprennent afin de vous assurer qu’ils apprennent ceux qui sont toujours pertinents.

Rome n’a pas été construite en un jour

Toujours être conscient du fait que le changement ne se fera pas du jour au lendemain. Cela prend du temps et constitue une lente dégradation d’un processus à un autre – les messages de télécopie n’ont pas évolué du jour au lendemain. Très souvent, il y a une période de transition où deux technologies sont utilisées ensemble jusqu’à ce que l’une domine.

Vous devez analyser en permanence les processus de votre entreprise pour voir s’ils sont pertinents pour tout changement interne ou externe en cours, et soyez toujours attentif aux cas où les processus ne sont pas sensibles aux changements de contexte. Il n’est pas nécessaire de modifier tout un processus de votre entreprise si cela fonctionne ; au lieu de l’adapter lentement aux changements de contexte tels qu’ils se présentent.

Demande-toi

Le secret pour changer votre mentalité et donc votre entreprise, vous devez vous poser  les questions suivantes et y répondre honnêtement:

  1. Mes processus souffrent-ils de l’équivalent de la fatigue du métal résultant d’une utilisation continue?
  2. Quels processus dois-je adapter maintenant en raison de changements de contexte?
  3. Les nouveaux processus d’apprentissage du personnel sont-ils pertinents maintenant? w

 

Pour plus d’informations :

Contact : Penny du Plessis

Chargée de communication chez Raizcorp

E-mail : pennyd@raizcorp.com

 

À propos de Raizcorp

Selon The Economist, Raizcorp est le seul véritable incubateur en Afrique qui propose des programmes complets de développement d’entreprises et de fournisseurs qui orientent les entrepreneurs vers la rentabilité. Raizcorp a créé «Prosperation ™», son propre modèle d’incubation d’entreprises de renommée mondiale. Fondé en 2000, Raizcorp est devenu le premier modèle d’incubateur d’entreprises en Afrique. Pour plus d’informations, visitez

www.raizcorp.com

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À propos d’Allon Raiz

Allon Raiz est le PDG de Raizcorp. En 2008, Raiz a été choisi comme jeune leader mondial par le Forum économique mondial. En 2011, il a été nommé pour la première fois membre du Global Agenda Council for Fostering Entrepreneurship. Après une série de master classes d’entrepreneuriat organisées à l’Université d’Oxford en 2014, 2015 et 2016, Raiz a été reconnu comme entrepreneur en résidence à la Saïd Business School de l’Université d’Oxford. Suivez Allon @allonraiz sur Twitter, Instagram et LinkedIn.

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